Text copied to clipboard!
Tytuł
Text copied to clipboard!Koordynator ds. dokumentacji
Opis
Text copied to clipboard!
Poszukujemy Koordynatora ds. dokumentacji, który będzie odpowiedzialny za organizację, zarządzanie i nadzór nad dokumentacją firmową w naszej organizacji. Osoba na tym stanowisku będzie pełnić kluczową rolę w zapewnieniu zgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami, standardami branżowymi oraz wewnętrznymi procedurami firmy. Koordynator ds. dokumentacji będzie współpracować z różnymi działami, aby zapewnić skuteczne przechowywanie, archiwizację i dostęp do dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Do głównych zadań będzie należało tworzenie i wdrażanie procedur zarządzania dokumentacją, kontrola wersji dokumentów, prowadzenie rejestrów oraz zapewnienie bezpieczeństwa i poufności informacji. Kandydat powinien posiadać umiejętność pracy z systemami zarządzania dokumentacją (DMS), znać przepisy dotyczące ochrony danych osobowych (RODO) oraz potrafić efektywnie komunikować się z zespołami projektowymi i administracyjnymi.
Idealny kandydat to osoba zorganizowana, skrupulatna i samodzielna, posiadająca doświadczenie w pracy z dokumentacją techniczną, prawną lub administracyjną. Wymagana jest znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym czytanie i tworzenie dokumentów. Mile widziane doświadczenie w pracy w środowisku regulowanym, np. farmaceutycznym, budowlanym lub prawnym.
Oferujemy stabilne zatrudnienie w dynamicznie rozwijającej się firmie, możliwość rozwoju zawodowego oraz pracę w przyjaznym i wspierającym zespole.
Obowiązki
Text copied to clipboard!- Zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie
- Tworzenie i aktualizacja procedur dokumentacyjnych
- Kontrola wersji i archiwizacja dokumentów
- Zapewnienie zgodności dokumentacji z przepisami prawa
- Współpraca z działami w zakresie dokumentacji projektowej
- Prowadzenie rejestrów i ewidencji dokumentów
- Szkolenie pracowników z zakresu zarządzania dokumentacją
- Wdrażanie systemów DMS i ich obsługa
- Zarządzanie dostępem do dokumentów i ich bezpieczeństwem
- Przygotowywanie raportów i analiz dotyczących dokumentacji
Wymagania
Text copied to clipboard!- Wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: administracja, zarządzanie, archiwistyka)
- Minimum 2 lata doświadczenia na podobnym stanowisku
- Znajomość przepisów RODO i zasad archiwizacji
- Bardzo dobra organizacja pracy i dokładność
- Umiejętność pracy z systemami DMS
- Znajomość języka angielskiego na poziomie B2
- Komunikatywność i umiejętność pracy zespołowej
- Samodzielność i inicjatywa w działaniu
- Znajomość pakietu MS Office
- Mile widziane doświadczenie w branżach regulowanych
Potencjalne pytania na rozmowie
Text copied to clipboard!- Jakie masz doświadczenie w zarządzaniu dokumentacją?
- Czy pracowałeś/aś wcześniej z systemami DMS?
- Jakie znasz przepisy dotyczące ochrony danych osobowych?
- Czy masz doświadczenie w pracy w środowisku regulowanym?
- Jak radzisz sobie z organizacją dużej ilości dokumentów?
- Czy potrafisz szkolić innych z zakresu procedur dokumentacyjnych?
- Jakie narzędzia wykorzystujesz do archiwizacji dokumentów?
- Czy posiadasz certyfikaty związane z zarządzaniem dokumentacją?
- Jakie są Twoje oczekiwania dotyczące tego stanowiska?
- Czy znasz język angielski na poziomie umożliwiającym pracę z dokumentacją?
